RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Adoptés le 8 mars 2021
CONTENU
SECTION 3 - ASSEMBLÉE >
SECTION 4 - CONSEIL D'ADMINISTRATION >
SECTION 5 - DIRIGEANTS >
SECTION 6 - COMITÉS >
SECTION 7 - DISPOSITIONS LÉGALES ET FINANCIÈRES >
SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
ARTICLE 1 - NOM DE LA FÉDÉRATION
La dénomination sociale de l’organisme est « Fédération québécoise de roundnet » et est enregistrée comme une association selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec en date du 7 janvier, sous le numéro matricule 3376120930.
ARTICLE 2 - ABRÉVIATION
Certains acronymes sont utilisés dans les présents règlements généraux.
FQR : Fédération québécoise de roundnet
AGA : Assemblée générale annuelle
CA : Conseil d’administration
ARTICLE 3 - SIÈGE SOCIAL DE LA FÉDÉRATION
Le siège social de la FQR est situé dans la province de Québec, à l’endroit désigné par les
administrateurs.
ARTICLE 4 - SCEAU
Le sceau de la fédération, dont la forme est déterminée par le CA, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire.
ARTICLE 5 - LANGUE DE LA FÉDÉRATION
La rédaction des règlements de la FQR, des documents et du site Internet est faite en langue
française. Ces informations peuvent être traduites en d’autres langues afin de mieux servir les
membres de la FQR. L’anglais peut être utilisé dans les correspondances.
ARTICLE 6 - TERRITOIRE
La province de Québec est le territoire sur lequel opère la FQR, laquelle est divisée en régions dont le nombre et les limites géographiques sont déterminés par le CA.
ARTICLE 7 - MISSION ET OBJET DE LA FÉDÉRATION
Mission: La FQR a pour mission de développer, promouvoir et encadrer la pratique du roundnet dans la province de Québec.
Objets:
Représenter les intérêts de l’ensemble des pratiquants de roundnet;
Établir et maintenir des règlements uniformes pour le roundnet au sein de la FQR;
Assurer la gestion d’un circuit provincial de tournois;
Déterminer les joueurs faisant partie de l’élite québécoise;
Assurer la gestion et la coordination de programmes(s) de formation et de perfectionnement des cadres sportifs (entraîneurs, administrateurs et officiels);
Développer et regrouper les associations et les clubs;
Créer des liens avec d’autres associations de roundnet.
ARTICLE 8 - AFFILIATION
La FQR peut être membre d’autres associations ou fédérations, qui sont en conformité avec les buts, l’objet et la mission de la FQR.
ARTICLE 9 - MODIFICATION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Tout membre de la FQR peut soumettre au CA une ou plusieurs modifications aux présents règlements généraux. L’AGA des membres de la FQR doit ratifier toute modification aux règlements généraux par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents.
Les règlements généraux, tels que modifiés, entrent en vigueur à la date fixée par la proposition. Ces modifications doivent être ratifiées par les membres présents à la première AGA suivant l’adoption de cette résolution. S’ils ne sont pas ratifiés lors de cette AGA, ils cessent, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.
SECTION 2 - MEMBRES
ARTICLE 10 - CATÉGORIES DE MEMBRES
Membres individuels :
Un membre individuel de la FQR est toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de la corporation qui acquitte le montant de sa cotisation annuelle et auquel, sur demande à cette fin, le CA accorde le statut de membre actif.
Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de la FQR, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y voter. Ils sont éligibles comme administrateurs de la FQR.
Membres corporatifs :
Club local:
Organisation de roundnet répondant aux conditions suivantes :
Remplir et signer le formulaire d’adhésion de la FQR;
Être acceptée par résolution du CA;
Fournir une liste de membres individuels annuellement à la FQR;
Se conformer aux règlements de la FQR.
Le CA peut décréter par résolution toute autre condition.
Ce type de membre ne dispose d’aucun droit de vote.
La liste des clubs apparaît dans les registres de la FQR.
Membres honoraires :
Peuvent être nommés membres honoraires des individus reconnus pour leur apport exceptionnel dans le milieu du roundnet, que ce soit par leur performance d'athlète ou pour avoir présidé longtemps la FQR, ou pour avoir œuvré au développement du roundnet. Les membres honoraires sont approuvés par le CA.
Ce type de membre ne dispose d’aucun droit de vote.
ARTICLE 11 - FRAIS DE COTISATION ANNUELLE
Le montant de la cotisation annuelle des membres actifs est fixé par le CA et est payable à la date et selon les modalités déterminées par ce dernier.
Le montant de la cotisation annuelle couvre une période maximale de 12 mois, dsoit u 1er novembre au 31 octobre.
ARTICLE 12 - DÉSAFFILIATION
Tout membre peut se désaffilier en faisant parvenir un avis écrit à la FQR. Cette désaffiliation prend effet dès la réception de cet avis. Suite à une désaffiliation, toute cotisation déjà payée n’est pas remboursable. Toute cotisation due reste exigible.
ARTICLE 13 - SUSPENSION ET EXCLUSION
Le CA peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, ou qui enfreint les règlements de la corporation, ou qui commet un acte jugé indigne, ou contraire ou néfaste aux buts poursuivis par la corporation.
Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion du membre, le conseil doit l’aviser par lettre de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion où doit être débattue la question, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre. La décision du CA est finale et sans appel.
ARTICLE 14 – LISTE DE MEMBRES
La FQR doit tenir à jour un registre des membres individuels et des clubs de la FQR.
SECTION 3 - ASSEMBLÉE
ARTICLE 15 - COMPOSITION
L’AGA se compose de tous les membres FQR actifs en date du 31 octobre précédent. Seuls les membres individuels ont le droit de vote.
ARTICLE 16 - ENDROIT ET FRÉQUENCE
L’AGA est tenue dans un endroit et à une date déterminée par résolution du CA, dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier. L’AGA peut être tenue de façon présentielle ou virtuelle.
ARTICLE 17 - AVIS DE CONVOCATION
Un avis écrit indiquant la date, l'endroit, l'heure et selon le cas de l'objet de toute AGA des membres doit être envoyé par courriel, trente (30) jours à l'avance à l'adresse courriel de chacun des membres individuels et clubs enregistrés à la FQR.
ARTICLE 18 - QUORUM
Le quorum de l’AGA est fixé à 15 membres individuels.
ARTICLE 19 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
L'Assemblée générale spéciale est convoquée par le secrétaire de la FQR ou par toute autre personne désignée à cette fin par le CA, à la demande du CA. Telle assemblée peut également être convoquée à la demande écrite de dix pour cent (10%) des membres enregistrés à la FQR.
ARTICLE 20 - ORDRE DU JOUR
L'ordre du jour de toute AGA doit comprendre au minimum les éléments suivants:
Ouverture de l'Assemblée et constatation de la régularité de la convocation et du quorum;
Vérification du droit de présence et du droit de vote;
Lecture et adoption de l’ordre du jour;
Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée;
Rapport d’activités du CA sortant;
Présentation du bilan financier;
Ratification des règlements adoptés par les administrateurs depuis la dernière AGA;
Élection des administrateurs;
Souhaits des membres;
Levée de la réunion.
ARTICLE 21 - VOTE
Les membres actifs de 18 ans et plus et résidents du Québec présents ont droit à un vote chacun.
Le vote par procuration n'est pas permis.
Le vote se prend à main levée. Sur demande d’un membre de l’assemblée et sur décision du président, il peut se tenir de façon secrète sur un bulletin.
À moins de stipulation contraire dans la Loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l'assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix exprimées. En cas de partage des voix, le président du CA aura voix prépondérante.
SECTION 4 - CONSEIL D’ADMINISTRATION
ARTICLE 22 - ÉLIGIBILITÉ
Tout membre individuel est éligible pour être élu à titre d’administrateur. Il doit être âgé d’au moins 18 ans. Les employés de la corporation ne peuvent occuper des postes d’administrateurs, de même que deux personnes d’une même famille ou conjoints ne peuvent occuper des postes d’administrateurs en même temps. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles pourvu qu’ils répondent encore aux conditions de l’article 10.
ARTICLE 23 - COMPOSITION ET DURÉE DES FONCTIONS
Le CA est composé de 5 administrateurs. La durée de leur mandat est de deux (2) ans.
L’assemblée vote pour les membres à élire. Les candidats aux postes de dirigeants tels que le Président, Vice-président, Trésorier, secrétaire et administrateur sont élus pour des mandats de 2 ans en alternance selon leur numéro d'administrateur, chiffré de 1 à 5. Les administrateurs se voyant attribuer un chiffre pair verront leur mandat se terminer aux années paires et les administrateurs ayant un chiffre impair termineront leur mandat aux années impaires.
Bloc 1 – élection aux années paires : Président / Trésorier / administrateur 1
Bloc 2 – élection aux années impaires : Vice-président / Secrétaire / administrateur 2
Il doit y avoir au minimum un (1) homme et une (1) femme au sein du CA et il doit y avoir des efforts de faits pour rechercher la diversité dans la nomination des autres administrateurs/trices.
À moins d’avis contraire à cet effet, le coordonnateur ou directeur général, s’il y en a un, assiste à toutes les réunions du conseil sans droit de vote.
ARTICLE 24 - ÉLECTIONS
Les élections ont lieu lors de l’AGA. Dans le cas où il n'y a pas plus de candidats que le nombre d'administrateurs à élire, l'élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d'administrateurs à élire, l'élection sera faite par scrutin secret à la pluralité des voix.
ARTICLE 25 - VACANCE
Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du CA, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le CA, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les combler et, dans l'intervalle, ils peuvent continuer à agir en autant que le quorum subsiste.
ARTICLE 26 - RETRAIT D'UN ADMINISTRATEUR
Cesse de faire partie du CA et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui:
présente par écrit sa démission au CA;
décède, devient insolvable ou interdit;
perd sa qualité de membre;
s’absente à 2 réunions consécutives sans avoir avisé
ARTICLE 27 - RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services. Cependant, ils peuvent être remboursés des dépenses directement encourues dans l'exercice de leurs fonctions, aux conditions et dans la mesure que détermine le CA de la FQR par résolution.
ARTICLE 28 - FONCTION ET POUVOIR DU CA
Le CA a, notamment, les responsabilités suivantes :
voir à la réalisation des objectifs de la FQR;
voir à la bonne administration financière de la FQR;
exercer au nom de la FQR tous les pouvoirs qui lui sont accordés par la loi et les présents règlements;
former, au besoin, des comités spéciaux et en désigner les membres;
remplacer les personnes démissionnaires au sein du CA;
préparer le budget.
ARTICLE 29 - FRÉQUENCE
Le CA se réunit aussi souvent que jugé nécessaire, mais au moins 4 fois par année, sur demande du président ou de deux (2) des membres du conseil.
ARTICLE 30- AVIS
L’avis de convocation est envoyé par courriel ou par messagerie instantanée au moins 7 jours à l’avance.
ARTICLE 31 - QUORUM
Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l'assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. Le quorum de chaque assemblée est fixé à la majorité (50% + 1) des administrateurs. Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées.
ARTICLE 32 - VOTE
Les questions sont décidées à la majorité simple des voix exprimées, le président n'ayant pas voix prépondérante au cas de partage des voix.
ARTICLE 33 - CONVOCATION
Une réunion peut également être tenue par voie de conférence téléphonique, par vidéoconférence ou par tout autre moyen permettant aux participants de communiquer simultanément entre eux, conformément aux dispositions du présent article, en les adaptant.
ARTICLE 34 - RÉSOLUTION SIGNÉE
Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du CA dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu'un procès verbal régulier.
ARTICLE 35 - PROCÈS-VERBAUX
Les membres de la FQR ne peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du CA, mais ces procès-verbaux et résolutions peuvent être consultés par les administrateurs de la FQR.
SECTION 5 - DIRIGEANTS
ARTICLE 36 - DÉSIGNATION
Les dirigeants de la corporation sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, les administrateurs (2) et, s’il y a lieu, le directeur général, ainsi que tout autre dirigeant dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du CA. Une même personne peut cumuler plusieurs postes de dirigeants.
ARTICLE 37 - ÉLECTIONS
Les dirigeants sont nommés chaque année par les membres du CA à la première assemblée du conseil suivant l’assemblée annuelle. Les dirigeants (à l’exception du directeur général) doivent être choisis parmi les administrateurs.
ARTICLE 38 - PRÉSIDENT
Le président est le premier dirigeant de la FQR. Il exerce son autorité sous le contrôle du conseil. Il est le porte-parole officiel de la FQR, à moins que le conseil n’en désigne un autre. Il préside les assemblées des membres et du CA. Il voit à la réalisation des objectifs de la FQR, s’assure de l'exécution des décisions du CA, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le CA. Il est membre d’office de tous les comités formés par le conseil.
ARTICLE 39 - VICE-PRÉSIDENT
Le vice-président soutient le président dans l’exercice de ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence ou d’incapacité d’agir. Il peut remplir toute autre fonction que lui attribue le conseil.
ARTICLE 40 - SECRÉTAIRE
Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du CA et il en rédige les procès-verbaux. Les registres, les règlements et les procès verbaux sont sous sa garde. Il en fournit les extraits requis.
ARTICLE 41 - TRÉSORIER
Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la FQR et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l'actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de la FQR dans un ou des livres appropriés à cette fin et en fait rapport au conseil périodiquement. Il dépose dans une institution financière déterminée par le CA, les deniers de la FQR. Il présente annuellement une proposition de budget au conseil.
ARTICLE 42 - DIRECTEUR GÉNÉRAL
Le CA peut engager un directeur général qui, sous son autorité, assure la direction des opérations et l'administration du siège social de la FQR, en conformité avec les politiques et les directives émises par le CA de la FQR.
Le directeur général est invité à chaque réunion du CA et à chaque AGA sans toutefois pouvoir voter.
ARTICLE 43 - DÉMISSION ET DESTITUTION
Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire de la corporation ou lors d'une assemblée du CA. Les dirigeants peuvent être remplacés ou révoqués en tout temps par le CA, sauf convention contraire par écrit.
SECTION 6 - COMITÉS
ARTICLE 44 – COMITÉS SPÉCIAUX
Le CA peut, par résolution, créer des comités spéciaux et établir les règles relatives à leur fonctionnement. Le responsable d’un comité est choisi par le CA et doit être membre de la FQR.
Les membres de ce comité peuvent être choisis, soit par le CA, soit par la personne responsable de ce comité. Ces personnes doivent préférablement, mais pas obligatoirement, être membres de la FQR.
Les comités spéciaux doivent faire rapport de leur travail au CA.
Le CA peut, par résolution, mettre fin aux activités d’un comité spécial ou en destituer l’un des membres.
SECTION 7 - DISPOSITIONS LÉGALES ET FINANCIÈRES
ARTICLE 45 - EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de la FQR commence le 1er novembre et se termine le 31 octobre de l’année suivante, ou à toute autre date déterminée par le CA.
ARTICLE 46 - CERTIFICATION
Les états financiers de la FQR sont examinés chaque année par un professionnel, aussitôt que possible après la fin de l'exercice financier.
ARTICLE 47 - RÈGLEMENTS BANCAIRES
Toutes les dépenses de plus de 100 $, faites pour le compte de la FQR, doivent être acceptées par le président ou le trésorier, ou par tout autre administrateur, dûment mandaté par résolution du CA.
ARTICLE 48 - CESSATION DES ACTIVITÉS
Dans l’éventualité de la cessation des activités, de la liquidation des biens ou de la dissolution de la FQR, les actifs de la FQR, s’il en est, seront remis à une œuvre de charité, ou à un organisme sans but lucratif, poursuivant des buts et des activités similaires à la FQR et déterminées par le CA.
ARTICLE 49 – CONTRATS
Les documents contractuels requérant la signature de la FQR sont au préalable approuvés par le CA de la FQR et sont signés par les personnes dûment autorisées par le CA.
Le CA peut toutefois établir des règles de délégation de signature et d’autorisation de dépenses qui ne nécessitent pas d’approbation au préalable.
ARTICLE 50 - CONFLITS D’INTÉRÊTS
Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d’une société ou corporation, dans un contrat avec la FQR, n’est tenu de démissionner. Il doit cependant divulguer son intérêt au CA au moment où celui-ci discute de ce contrat, le faire consigner au procès-verbal, s’abstenir de délibérer et de voter sur cette question. À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le CA délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.